RechnungProfi · ELMO Handel · Hagen · Ausgabe Mai 2026

Aus WhatsApp, Papiernotiz oder Polnisch wird eine deutsche Rechnung.

Für Steuerberater, die internationale Handwerksmandanten betreuen. RechnungProfi hilft Mandanten, Rechnungen strukturierter vorzubereiten, bevor sie in Ihrer Kanzlei landen.

Nicht noch ein Kanzleiportal. Eine Vorbereitungs-Schicht für Mandanten, die nicht auf Deutsch abrechnen.

Kanzlei-Test anfragen Mandanten-Kit als PDF herunterladen

Ausgabe Mai 2026 · Vorbereitungs-Schicht für Mandanten

1. Wo Daten heute herkommen.

Ihre Mandanten arbeiten nicht falsch. Die Daten kommen nur falsch an.

statt Belegordner

Foto, Sprachnachricht, kurzer Hinweis. Der Mandant teilt, was er gerade hat — nicht, was die Kanzlei strukturiert braucht.

Papiernotiz

statt strukturierter Rechnung

Handschriftliche Zettel, manchmal mit Beträgen, oft ohne Empfängeradresse, fast nie mit Steuernummer.

Polnisch · Türkisch · Rumänisch

statt Rechnungsdeutsch

Leistungsbeschreibung in der Muttersprache, Beträge im Kopf gerechnet, Pflichtangaben nicht im Blick.

2. Was Ihre Kanzlei früher sieht.

Sechs Prüfpunkte, die heute meistens als Rückfrage kommen.

Fehlende Empfängeradresse
Unklarer Steuerstatus
Keine IBAN
Leistungsbeschreibung nicht auf Deutsch
PDF ohne strukturierte Daten
Falscher Kleinunternehmer-Hinweis

RechnungProfi zeigt diese Punkte beim Mandanten, bevor daraus eine Rückfrage in Ihrer Kanzlei wird.

3. Vom Notizzettel zum prüfbaren Rechnungsentwurf.

Eingabe in der Muttersprache. Entwurf auf Deutsch.

EINGABE · 13.03.2026 · Düsseldorf

Pan Müller

naprawa elektryczna

3 godziny

65 EUR/godz

Razem: 195 EUR

Was Ihr Mandant in seiner Sprache notiert hat.

Pflichtfelder § 14 UStG prüfen …

14 s

AUSGABE · 14 s später · Per E-Mail

Rechnung Nr. RE-2026-247

Müller GmbH

Bachstr. 12 · 40213 Düsseldorf

3 Std. Elektroarbeit à 65,00 €195,00 €

Netto195,00 €

USt 19 %37,05 €

Brutto232,05 €

ZUGFeRD 2.3 vorbereitetXRechnung 3.0 vorbereitetGoBD-orientiert

Prüfbarer Entwurf — keine fertige Steuererklärung.

4. Eine Beispielrechnung.

Wie viel Kanzleizeit bindet diese Mandantengruppe heute?

11.520 €gebundene Kanzleizeit pro Jahr · Beispielrechnung

Mandanten in dieser Konstellation30

Stunden Rückfragen pro Woche pro Mandant4 h

Kanzleistundensatz60 €

Arbeitswochen pro Jahr48

30 Mandanten×4 h Rückfragen×60 € Kanzleistundensatz×48 Wochen=11.520 € gebundene Kanzleizeit

Beispielwerte zur Veranschaulichung — keine Zusicherung im Einzelfall. Tatsächliche Werte hängen vom Mandantenstamm und der Qualität der Mandanteneingaben ab.

5. Einordnung.

Die meisten Systeme lösen Zusammenarbeit. RechnungProfi löst die Übersetzungsschicht davor.

NACH STRUKTURIERTEN DATEN

Lexware, sevDesk und DATEV-nahe Prozesse helfen, wenn Daten bereits strukturiert vorliegen. Sie sind stark in Buchhaltung, DATEV-Übergabe und Mandantenkommunikation innerhalb der Kanzlei.

VOR STRUKTURIERTEN DATEN

RechnungProfi setzt früher an: beim Mandanten, bevor aus WhatsApp-Notizen, Polnisch oder Papierzetteln eine Rechnung wird. Pflichtfelder werden geführt, Pflichtangaben markiert, der Entwurf ist auf Deutsch — bevor er die Kanzlei erreicht.

RechnungProfi ersetzt keine Steuerberatung und keine Rechtsberatung. Die Software liefert Entwürfe, die in der Kanzlei geprüft und freigegeben werden.

6. E-Rechnung im Zeitverlauf.

Wer heute vorbereitet ist, hat 2027 keinen plötzlichen Aufwand.

2025

Ihr Mandant muss E-Rechnungen empfangen können.

2026

RechnungProfi bereitet ZUGFeRD 2.3 und XRechnung 3.0 vor.

2027

Wer heute startet, hat zwei Jahre Vorbereitungserfahrung.

2030

PEPPOL-Anbindung ist auf der Roadmap.

7. Produktlogik.

Unsere Produktlogik folgt typischen Prüfpunkten.

Keine Steuerberatung. Keine Rechtsberatung. Aber klare Felder, klare Sperren und klare Hinweise — orientiert an den Paragraphen, die in Ihrer Kanzlei am häufigsten zur Rückfrage werden.

§ 14 UStGPflichtangaben Rechnung

Pflichtfelder werden beim Versand geprüft. Bei fehlender Empfängeradresse oder Steuernummer weist die Software den Mandanten direkt darauf hin.

app/api/invoices/[id]/send/route.ts

§ 14a UStGInnergemeinschaftliche Leistung

Hinweistext und Steuersatz 0 % werden vorgeschlagen, sobald eine valide USt-IdNr. des Kunden hinterlegt ist.

lib/ustid-bzst.ts

§ 13b UStGReverse Charge Bauleistung

Kundenflag "Bauleister", automatische Ausweisung "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" im Rechnungsentwurf.

lib/validations/business.ts

§ 19 UStGKleinunternehmerregelung

Konto-Schalter verhindert MwSt.-Ausweis im Entwurf und schlägt den Pflichthinweis automatisch in PDF und XRechnung vor.

prisma/schema.prisma — User.isKleinunternehmer

§ 14c UStGUnrichtiger Steuerausweis

Modale Warnung, wenn der Kleinunternehmer trotz Status MwSt. eintragen will. Doppelte Zustimmung erforderlich, bevor der Entwurf erzeugt wird.

components/Vat14cWarningModal.tsx

§ 35a EStGLohnkostenausweis

Pro Position eine Kategorie LOHN — MATERIAL — FAHRT — MASCHINE. Automatischer Block am Fuß der Rechnung wird vorbereitet.

prisma/schema.prisma — InvoiceItem.category

§ 18e UStGUSt-IdNr.-Bestätigung

Live-Abgleich beim Bundeszentralamt für Steuern. Ergebnis im Mandantenstamm hinterlegt, vorgesehen für die Belegprüfung in der Kanzlei.

lib/ustid-bzst.ts

§ 247 BGBBasiszinssatz

Täglicher Cron-Abgleich mit der Bundesbank-Tabelle. Cache mit gültigem Fallback. Stand 01.01.2026: 1,27 %.

lib/basiszinssatz.ts

§ 286 — § 288 BGBVerzug und Verzugszinsen

Drei-Stufen-Mahnwesen, vorgeschlagene Verzugszinsen B2B (+ 9 Pp) oder B2C (+ 5 Pp). Verzugspauschale 40 € bei B2B als Hinweis im Mahnentwurf.

lib/mahnung.ts

§ 147 AOAufbewahrung 10 Jahre

PDF-Ablage mit SHA-256-Hash in EU-West-Frankfurt. Privater Supabase-Bucket, RLS auf service_role beschränkt — GoBD-orientiert, nicht zertifiziert.

lib/gobd-archive.ts

Steuernummer-Masken aller 16 Bundesländer

Jede Eingabe wird gegen das jeweilige Länderformat geprüft. Beispiele: Nordrhein-Westfalen FFF/BBBB/UUUUP, Bayern FFF/BBB/UUUU, Berlin FF/BBB/UUUUU. Falsche Formate werden beim Eintippen markiert — eine typische Rückfrage entsteht damit gar nicht erst.

lib/steuernummer-masks.ts

8. Mahnwesen, das nicht abschreckt.

Drei Stufen. Eine läuft von allein. Zwei nicht.

Tag 14 — automatisch

Zahlungserinnerung, freundlicher Ton, keine Gebühren. Täglicher Cron um 06:00 UTC.

Tag 21 — manuell

1. Mahnung, nachdrücklich. Vorgeschlagene Verzugszinsen nach § 288 BGB. Mahngebühr 5 €. Vorschau und 1-Klick-Versand.

Tag 30 — manuell

Letzte Mahnung, juristischer Ton. Hinweis auf Inkasso und § 688 ZPO. Mahngebühr 10 €. Verzugspauschale 40 € bei B2B.

„Kunde hat geantwortet."

Ein Klick. Das Mahnwesen pausiert dreißig Tage. Keine automatische Eskalation, während Sie verhandeln. Ein bewusster Halt, kein fehlender Prozess.

Jede Mahnung wird zusammen mit ihrem Versandzeitpunkt in einem unveränderbaren MahnungLog festgeschrieben — GoBD-orientiert archiviert, vorbereitet für die spätere gerichtliche Geltendmachung der Forderung.

9. Kanzlei-Test.

Drei Mandanten testen. Ohne Kanzleiwechsel.

Für fünf Steuerkanzleien: drei internationale Handwerksmandanten, drei Monate HANDWERK-Tarif, persönliches Onboarding durch den Gründer. Sie behalten Ihre bestehende Kanzleisoftware und Mandantenbeziehung — RechnungProfi setzt eine Schicht davor.

Kanzlei-Test per WhatsApp anfragen Per E-Mail anfragen PDF herunterladen

Antwort innerhalb 24 Stunden. Erreichbar Mo–Fr 9–18 Uhr.

Kontakt

Abdelmounaim El Oumni Gründer — ELMO Handel Bachstraße 36 — 58089 Hagen, NRW

WhatsApp: +49 155 66780564
E-Mail: kontakt@rechnungprofi.de

Erreichbar Mo–Fr 9–18 Uhr.
Antwort innerhalb 24 Stunden.

Rechtliches

Impressum nach § 5 TMG:

rechnungprofi.de/impressum

Steuernummer: 321/5092/5539

USt-IdNr.: in Beantragung beim Bundeszentralamt für Steuern

Antrag eingereicht; Ausstellung erfolgt im regulären BZSt-Verfahren.

Datenschutz nach DSGVO. Hosting in Frankfurt am Main.

RechnungProfi ersetzt keine Steuerberatung und keine Rechtsberatung.